Tres requisitos clave a la hora de seleccionar una solución de gestión de activos digitales

‍¿Qué es un sistema DAM?

El software de gestión de activos digitales (DAM) permite a las empresas almacenar, compartir y organizar de forma eficaz todo el contenido digital en una ubicación segura y centralizada.

Un sistema DAM estándar tiene, como mínimo, las siguientes características:

• Buena funcionalidad de búsqueda — búsqueda por palabra clave que filtra por autor, fecha, proyecto y tipo de archivo.
• Metadatos — información adicional para cada activo digital, como palabras clave, fecha, derechos de autor, gama de productos, estado de aprobación y otra información relevante para su organización.
• Formato de archivos — es fundamental admitir varios formatos de archivo (imágenes, vídeos y documentos).
• Personalización — adaptado a las necesidades únicas de su organización y con una interfaz fácil de usar para aumentar la productividad y la flexibilidad en todos los departamentos.
• Automatización — la automatización de los procesos y flujos de trabajo es esencial para una colaboración y una experiencia de usuario eficientes.
• Integración sencilla — un sistema DAM sólido puede integrarse con otras soluciones que utilice, como herramientas de diseño, redes sociales, CMS, etc.
• Escalabilidad — a medida que su colección de activos digitales se expanda, querrá una solución DAM capaz de adaptarse a sus crecientes requisitos.

Las características anteriores son las requisitos mínimos que querrá tener en cuenta a la hora de elegir una solución DAM para su empresa. Sin embargo, los sistemas DAM pueden diferir considerablemente, ya que se proporcionan algunas funciones adicionales, ya sean nativas o integradas.

¿Por qué es importante elegir el software DAM correcto?

Es posible que un sistema DAM estándar no sea suficiente para respaldar y proteger los activos digitales de su empresa. En primer lugar, muchas marcas lo ignoran los riesgos de las filtraciones de contenido relacionados con los sistemas DAM. Si bien un DAM te permite gestionar la forma en que las imágenes y los vídeos se comparten entre la amplia red de equipos de producción y agencias externas de tu empresa, no impedirá que tus activos digitales se compartan inadvertidamente fuera de tus listas de destinatarios definidas o que informadores profesionales los intercepten y roben.

En segundo lugar, una vez que sus activos digitales abandonan su DAM, ya no tiene control sobre ellos. ¿Siguen actualizados y se utilizan de acuerdo con los estándares de su marca? Garantizar el cumplimiento requiere supervisar el uso y la distribución de sus recursos visuales.

Un problema común al que se enfrentan las marcas hoy en día es el uso indebido de recursos visuales en sitios de revendedores. Por ejemplo, las imágenes están en colores que no coinciden con el estilo característico de la marca. O incluso se podrían seguir utilizando fotos de paquetes e imágenes anticuadas con derechos digitales caducados. Todo ello sin tu conocimiento o control.

Además, una vez que los activos digitales de una marca abandonan el DAM, los departamentos de marketing rara vez pueden medir los patrones de uso, lo que les impide identificar el contenido digital con mejor rendimiento y adaptar su estrategia de marketing en consecuencia. En otras palabras, tienen perdieron el control de sus activos.

Protección de marca también pueden verse afectadas por la filtración de activos, ya que los estafadores o falsificadores utilizan imágenes que revelan un producto futuro (lea también "Por qué las filtraciones previas al lanzamiento aceleran la comercialización de las falsificaciones" y "El papel de la fotografía en la falsificación").

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3 requisitos que puede lamentar haber pasado por alto al elegir un sistema DAM

Para evitar las situaciones anteriores, es posible que desee añadir algunos requisitos a su informe para elegir su próximo software DAM.

#1 - Comparta archivos de forma segura tanto internamente como con una variedad de socios externos

Compartir imágenes con sus equipos, su amplia red de agencias externas y socios minoristas y de distribución siempre es arriesgado.

Esto es especialmente cierto cuando se trata de introducciones de nuevos productos. Al preparar una campaña de lanzamiento, las marcas deben compartir imágenes y vídeos de modelos no revelados semanas antes de la fecha del embargo. Por lo tanto, querrás asegurarte de que tu sistema DAM te permita gestionar y proteger las presentaciones de productos inéditos.

Este es también el caso de pruebas de productos: es posible que los grupos de investigación de mercado tengan que probar tus productos inéditos antes del lanzamiento, y tendrás que compartir las imágenes de los productos inéditos para las pruebas beta.

Crear un «revuelo» significa garantizar los activos digitales no se filtran antes de la fecha de lanzamiento. Por lo tanto, su DAM debe permitir compartir imágenes con contratistas externos sin comprometer la seguridad de sus activos digitales ni del lanzamiento.

#2 - Rastrea dónde se utilizan los activos digitales

Para los equipos de marketing, análisis preciso de los patrones de uso de los activos digitales es fundamental. La identificación de los elementos visuales con mejor rendimiento proporciona información inestimable y vital para la estrategia de marketing de una marca. Por lo tanto, su sistema DAM debe poder rastrear el uso de sus activos digitales una vez distribuidos.

Una solución DAM segura también le permite estar seguro compartir imágenes embargadas con la prensa y los medios puntos de venta e influencers. Al hacer un seguimiento de tus activos digitales, podrás analizar su alcance y calcular el retorno de la inversión (ROI) en marketing.

Con demasiada frecuencia, las marcas ignoran eso los administradores de activos digitales tienen un papel clave en la protección del contenido de la marca. Detección de uso no autorizado con su sistema DAM le permite proteger la reputación de su marca y salvaguardar su propiedad intelectual y sus derechos de autor.

#3 - Rastrea e identifica a usuarios, entidades o personas en caso de que se filtre o se utilice indebidamente el contenido.

Otra característica que quizás no desee pasar por alto al seleccionar un sistema DAM es detección de fugas. Esta función es particularmente importante para las empresas que cultivan el secreto de sus próximos lanzamientos de productos y que desean controlar su notoriedad o reputación.

Al preparar el lanzamiento de un producto, un publicación prematura de una imagen para el público puede tener consecuencias devastadoras. Sin embargo, elegir las tecnologías y soluciones adecuadas puede proteger sus activos digitales contra el uso no autorizado y las posibles filtraciones.

Esto solo es posible añadiendo un marca de agua digital invisible función para su sistema DAM.

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Integración de una función de marca de agua digital invisible en su DAM: consejos para su próxima solicitud de propuesta

Para una protección y un seguimiento óptimos de sus activos digitales, combine su DAM con un solución de marca de agua digital que le permite identificar filtraciones y monitorear el uso de sus imágenes en línea.

La marca de agua digital invisible le permite marcar contenido confidencial con un identificador único del destinatario eso es imperceptible y no distorsiona ni degrada la calidad de sus activos digitales. Cuando se detecta una imagen filtrada, se busca en el DAM para determinar el origen de la fuga, gracias al identificador específico de la imagen o el vídeo.

Para encontrar la mejor combinación de soluciones, estos son algunos consejos para su próxima RFP de DAM:

1. Pida al proveedor o integrador que haga una demostración cómo se pueden conservar las marcas de agua digitales en diferentes réplicas de imágenes, como capturas de pantalla, fotos tomadas con un teléfono móvil, copias impresas o imágenes con manipulación del color.
2. Proporcione una muestra de activos digitales, como imágenes y vídeos, para verificar que sus la calidad no se ve afectada junto a la marca de agua digital, que debe permanecer imperceptible y no arruinar el trabajo de sus equipos creativos.

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